Wie läuft die Versammlung im Online-Format ab?

Das virtuelle Format bedeutet vor allem, dass sich die Teilnehmenden der diesjährigen Versammlung nicht in der gewohnten Umgebung, sondern eben nur virtuell begegnen, um die anstehenden Tagesordnungspunkte zu behandeln, Abstimmungen und Wahlen durchzuführen.

Wir begegnen uns also online!

Jede(r) Teilnehmende erhält Zugangsdaten zu dem Online-Tool Zoom sowie ein Passwort per Mail, um sich am 16.06.2021 ab 19:00 Uhr einzuloggen.

In der Geschäftsstelle in Hagen werden diejenigen Personen in physischer Präsenz anwesend sein, die die Versammlung aktiv gestalten bzw. für die Abläufe der Versammlung verantwortlich sind:

Benjamin Wobig (Versammlungsleitung)
Sebastian Wojcik (Technische Moderation)
Agnes Krause (Organisatiorische Moderation)
Yvonne Lange (Protokollführung)
Marc Schwabeland (IT-Support)

Im Anschluss wird die Versammlungsleitung in gewohnter Form die Versammlung eröffnen.

Danach wird die Tagesordnung Punkt für Punkt – wie immer – abgehandelt. Ihre Redebeiträge/Fragen melden die Teilnehmenden bitte über die Chatfunktion im Videokonferenzraum (Zoom) an, wenn die Versammlungsleitung zu Fragen und Redebeiträgen aufruft.

Wichtiger Hinweis: Sollten Teilnehmende die Versammlung kurz- oder längerfristig verlassen, ist dies bitte unbedingt im Chat anzumelden, wenn der PC verlassen wird und – genauso wichtig – wenn der Teilnehmende wieder dabei ist! Dies ist notwendig, um die Anzahl der Stimmberechtigten stets ordnungsgemäß zu protokollieren.

Wie funktioniert die Teilnahme technisch?

Jede(r) angemeldete Teilnehmende der Versammlung erhält im Vorfeld die notwendigen Zugangsdaten zur Einwahl in den virtuellen Konferenzraum (Zoom).

Zur Teilnahme ist ein Mikrofon sowie ggf. eine Webcam erforderlich. Die meisten mobilen Geräte (Smartphone, Tablet, Laptop) besitzen integrierte Funktionen. Empfehlenswert ist die Nutzung eines Headsets. Die Teilnehmenden sollten die Funktionsfähigkeit ihrer Ausstattung so rechtzeitig überprüfen, dass im Fall der Fälle noch der Support durch die zuständige IT-Stelle im Regionalverband geleistet werden kann.

Redebeiträge sind in der Chatfunktion anzumelden. Das Orga-Team notiert die Anfragen und gibt sie an die Sitzungsleitung weiter, die dann die jeweiligen Personen der Reihe nach um ihre Beiträge bittet.

Wir alle wissen, dass das Online-Format von geringfügigen zeitlichen Verzögerungen der Wiedergabe gekennzeichnet ist. Dadurch leidet gelegentlich die Unmittelbarkeit von Redebeiträgen und Erwiderungen. Vor diesem Hintergrund möchten wir alle Teilnehmenden um Geduld, Disziplin und Verständnis bitten!

Wichtig: Das Mikrofon bzw. die Audioübertragung ist standardmäßig stumm zuschalten und nur der jeweilige Redner/die jeweilige Rednerin aktiviert das Mikrofon. Dies sorgt dafür, dass Störgeräusche und Rückkopplungen vermieden werden.

In diesem Video sind die Grundfunktionen von Zoom noch einmal erklärt:

Anleitung: Video Grundfunktionen von ZOOM

Oder hier gerne als Download ohne 4juh-Login:

Anleitung: Download Grundfunktionen von ZOOM

Anleitungen und Videos sind im 4juh-Artikel „Anleitung zu den Funktionen des Videokonferenzsystems Zoom“ dargestellt.

Darüber hinaus bieten die Internetseiten von Zoom umfangreiche Hilfestellungen und Einweisungen unter https://support.zoom.us/hc/de sowie einen Technik-Test unter https://zoom.us/test.

Häufig gestellte Fragen sind auf dieser Zoom-Seite beantwortet.

Wer kann an der Migliedervesammlung teilnehmen?

Jedes aktive oder fördernde Mitglied kann an der Mitgliederversammlung teilnehmen. Bei Minderjährigen ist die Einverständniserklärung der Sorgeberechtigten erforderlich. Die Einverständniserklärung muss neben den üblichen Einwillgungen auch Bezug auf die genutzten Online-Tools nehmen und Verweise zu den Datenschutzinformationen enthalten.

Wie bekomme ich meine Zugangsdaten?

Nach erfolgreicher Überprüfung der Teilnahmeberechtigung erhält jede(r) Teilnehmende die Zugangsdaten und Handlungsanweisungen zu dem Online-Tool Zoom sowie ein Passwort per Mail.

Wie funktionieren Abstimmungen und Beschlüsse online?

Für alle Abstimmungen und Beschlüsse wird das in Zoom integrierte Umfrage-Tool genutzt. Dazu erscheint das notwendige Abstimmungsfenster automatisch, sobald dies erforderlich ist. Die Teilnehmenden werden zur Abgabe der Stimme durch die Versammlungsleitung aufgefordert.

Zur Sicherstellung, dass nur Stimmberechtigte an den Abstimmungen teilnehmen, werden alle Nicht-Stimmberechtigte vor Beginn der Abstimmung in einen sog. „Breakout-Raum“ zugewiesen. Die entsprechenden Personen werden somit automatisch in einen gesonderten Gruppen-Videokonferenzraum geleitet und können an der Abstimmung im Haupt-Videokonferenzraum nicht teilnehmen. Sobald die Abstimmung abgeschlossen wurde, werden die Nicht-Stimmberechtigten automatisch durch das Orga-Team wieder zurückgeholt.

Die Abstimmungen erfolgen nach Aufruf der Sitzungsleitung wie immer mit den Möglichkeiten „Ja“, „Nein“ und „Enthaltung“. Das Abstimmungstool bildet diese Möglichkeiten gut sichtbar ab, das Tool ist auch im o. g. Video zu Zoom beschrieben.

Die Versammlungsleitung wird der Versammlung die jeweiligen Abstimmungsergebnisse nach Abschluss der Online-Auszählung und nach Rückkehr der Nicht-Stimmberechtigten mitteilen und die Ergebnisse werden entsprechend eingeblendet.

Wie wird gewählt?

Für die Wahlen wird das Online-Tool „votesUP“ genutzt. Nur die stimmberechtigten Teilnehmenden der Versammlung werden dort ihre Stimmen abgeben können.

Die Wahlgänge sind grundsätzlich geheim. Eine offene Wahl ist nur in Ausnahmefällen möglich (vgl. § 6 letzter Absatz Verfahrensordnung). Die Anweisungen der Wahlleitung sind zu beachten.

Der Link zum Wahlportal wird im Videokonferenzraum (via Chat) mitgeteilt. Diesen Link aufrufen, um zum Login für die Wahlen zu kommen. Es öffnet die Login-Seite. Dort mit der E-Mail-Adresse und einem selbst gewählten Passwort (beim ersten Login) einloggen.

Wichtig: Es ist zwingend die E-Mail-Adresse zu verwenden, die bei der Anmeldung zur Versammlung genutzt wurde. Nur die hinterlegten und berechtigten E-Mail-Adressen können sich einloggen. Bei Schwierigkeiten bitte an das Orga-Team/den technischen Support wenden.

Die Nutzung von votesUP werden in diesem Video erklärt:

Anleitung: Video Grundfunktionen votesUP

Oder hier gerne als Download ohne 4juh-Login:

Anleitung: Download Grundfunktionen von votesUP

Was mache ich, wenn ich meine Zugangsdaten verloren habe?

Bitte wenden Sie sich rechtzeitig per Mail an: veranstaltungen.ruhr-lippe@johanniter.de

Wie erreiche ich den IT-Support?

Sie erreichen den Support unter: edv.ruhr-lippe@johanniter.de

Mitgliederversammlung Ruhr-Lippe 2021

Virtuell (Hagen), 16.06.2021 19:00 - 16.06.2021 21:00